Opprette inng?ende brev

Opprette nytt inng?ende brev i en sak i Elements

• I tillegg til at du kan opprette inng?ende brev med Elements Drop, se veiledningen Elements Drop - dra e-post og filer over i Elements, kan du ogs? gj?re dette fra en sak inne i Elements.
• For ? opprette et inng?ende brev i Elements, ?pner du f?rst saken brevet skal inn i.

• Klikk deretter p? knappen +Journalpost.

• I menyen som da kommer opp, velger du Inng?ende brev.

Registrere opplysninger om brevet

• P? h?yre side f?r du da opp et registreringsbilde, hvor du fyller inn n?dvendige opplysninger om brevet.
•  Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utfylt for ? kunne lagre.

Tittel

• Her beskriver du kort innholdet i brevet, gjerne med tanke p? gjenfinnbarhet ved s?k.

• ?nsker du ? ha sakstittel som del av tittelen p? brevet, h?yreklikker du i tittelfeltet og velger Kopier sakstittel i nedtrekksmeny.

• Skal deler av tittelen skjermes, markerer du teksten som skal skjermes og h?yreklikker. I nedtrekksmenyen som dukker opp velger du Merk tekst som skjermet. For ? kunne skjerme tittel, m? du f?rst ha lagt inn tilgangskode og lovhjemmel.

Fra

Legge inn avsender med oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret

• For oppslag i adresseregistrene Folkeregisteret, for borgere, eller Enhetsregisteret, for virksomheter, klikker du p? knappen merket Fra i registreringsvinduet.
• Da kommer det opp et registreringsvindu som heter S?k i adresseregister.

• I det ?verste feltet velger du hvilket register du vil s?ke opp avsender i. 
• Du kan f.eks. s?ke etter navn eller f?dselsnummer/organisasjonsnummer. N?r du s?ker etter navn i Enhetsregisteret m? du bruke fullt navn og ikke forkortelser (Universitetet i Bergen og ikke UiB).
• Etter at du har s?kt, markerer du ?nsket avsender og trykker p? knappen Fra, enten p? h?yre side av s?ket eller den som er nederst til venstre.
• N?r avsender er valgt, trykker du p? OK nederst til h?yre.

Legge inn avsender uten oppslag i Folkeregisteret eller Enhetsregisteret

• Du kan ogs? skrive navnet til avsender direkte inn i Fra-feltet.
• Mens du skriver, dukker det opp en liste med forslag under feltet.
• N?r du har skrevet inn avsender, velger du den fra listen. 
• I vinduet som da kommer opp, kan du legge adresse og ogs? eventuelt legge p? skjerming. 

• N?r du er ferdig kligger du p? OK nederst til h?yre.

Tilgangskode og lovhjemmel

• Inneholder journalpostens opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode med henvisning til aktuell lovhjemmel.
• Se veiledningen Skjerming av journalpost for ? se mer om skjerming.

Tilgangsgruppe

• Tilh?rer brevet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN i eget felt for dette p?. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle.

Dokumentdato

• Her legger du inn brevets dato. 

Tilknytte fil

• For ? legge til selve dokumentet, trykker du p? valget Tilknytt nederst til venstre i registreringsbildet.
• Da f?r du opp en liten meny hvor du velger Filvedlegg.

• Filutforsker ?pner seg slik at du kan finne frem dokumentet/dokumentene til det innkommende brevet.
• Disse markerer du og velger ?pne.
• Vinduet Last opp fil fra disk kommer da opp.

• Her kan du blant annet endre dokumenttittel, og hvis du har valgt flere dokumenter kan du ogs? angi hvilket som skal v?re hoveddokument.
• N?r du er ferdig med dette, klikker du p? Lagre nederst til h?yre.

Lagre

• Da kommer du tilbake til det opprinnelige registreringsbildet.
• N?r du er ferdig med ? registrere, velger du Lagre og lukk ?verst til h?yre.